Criar uma Lista de Tarefas Eficaz com 5 Regras de Ouro

A minha paixão por listas é amplamente conhecida. Uso imensos tipos de listas diferentes e que me permitem manter-me organizada e alinhada os meus objetivos e obrigações pessoais e profissionais.  

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Hoje, no entanto, gostava de abordar um tipo de lista em particular: as listas de tarefas, também conhecidas por to do list, e deixar-vos cinco regras de ouro para que ela seja eficazes e realmente úteis. 

Lista de Tarefas o que é? 

Por lista de tarefas, ou to do list, entendem-se as listas que contém todas as tarefas a realizar seja por um período de tempo, como é o caso das listas de tarefa diárias, ou para atingir um fim específico, como organizar uma festa de casamento.

Qual a utilidade da Lista de Tarefas? 

A lista de tarefas serve como "plano de trabalho" e é por isso mesmo que deve conter tudo o que deve ser feito, qual a duração da tarefa e até quando têm de ser realizada.

Qual a melhor forma de organizar a Lista de Tarefas?

Todas as tarefas devem ser depois classificadas em três categorias: importantes e urgentes, importantes mas não urgentes e não importantes e não urgentes. Há ainda quem lhe dedique uma quarta categoria de urgente mas não importante, mas que pessoalmente não utilizo.

É através dessa classificação que vamos conseguir estabelecer prioridades e focarmos assim a nossa atenção e tempo disponível naquelas que são mais primordiais. 

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As minhas 5 regras de Ouro para uma Lista de Tarefas eficaz: 

• Regra de Ouro n.º 1: Estabelece e respeita as tuas prioridades.

Quanto menos dispersares atenção e mais te mantiveres focada nas tarefas certas mais depressa estarás disponível para as restantes tarefas e para dedicares mais algum tempo a ti próprio. Por isso propõe-te um miminho à medida que fores acrescentando checks à lista!

• Regra de Ouro n.º 2: Risca o que já está feito: 

Riscar o que já está feito vai ajudar-nos a ver a nossa progressão e será ressentido como uma espécie de "prémio", o que nos ajudará a manter focados e motivados a continuar e a passar às etapas seguintes. 

• Regra de Ouro n.º 3: Adapta a lista à tua realidade

Uma lista demasiado grande pode ser contraproducente e fazer-te desistir não só dela, como do objetivo a que te propuseste. O que te aconselho é que contabilizes o tempo disponível do teu dia para dedicares a determinado projeto e que o respeites quando elaborares a tua to do list.

Se por exemplo tens um emprego fixo, as tarefas de casa e ainda precisas de te dedicar um bocadinho de tempo a ti próprio, será provavelmente complicado dedicares cinco horas por dia a tarefas relacionadas com a organização da festa de anos da tua irmã.

Se, no entanto, programares desde o início uma tarefa por dia conseguirás ser mais eficaz e eficiente. 

• Regra de Ouro n.º 4: Usa o suporte que mais te corresponde e não aquele que está na "moda"

Pessoalmente uso o bullet journal para criar as minhas listas de tarefas, é um método que me corresponde perfeitamente.

Mas existem inúmeras outras opções mais adequadas a ti, se andar com um caderno atrás não é uma opção: tens por exemplo a agenda, uma simples folha de cálculo excel ou uma aplicação de telemovel. 

Entre as inúmeras aplicações disponíveis para telemovel a minha preferida, pela simplicidade e a funcionalidade, é o Google Keep.  

• Regra de Ouro n.º 5: As Listas de Tarefas estão "vivas"

Uma lista de tarefas não é estanque. É possível que uma tarefa deixe de fazer sentido à medida que avançamos ou que passe de não urgente a urgente. 

A ideia é ires adaptando a lista à tua realidade e ao avançar do teu dia ou projeto. Por isso não deixes de apagar, rasurar, acrescentar ou corrigir os itens que forem necessários para optimizar a tua lista de tarefas.  

E por aí, quem utiliza lista de tarefas? Deixem as vossas experiências e opiniões nos comentários. Se este post vos agradou não deixem de o partilhar com amigos e família e não deixem de o seguir! 

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Um grande beijinho, até breve e cuidem-se!